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学籍管理

河南省教育厅关于做好2016年高等学校学籍管理工作的通知

发布时间:2016-08-19

                                                    河南省教育厅

                                      关于做好2016年高等学校学籍管理工作的通知

各高等学校、研究生培养单位:

  为进一步规范高校学生学籍管理,维护教育的公平、公正,服务学生健康成长成才,推动高等教育事业有序发展,根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第21号)、《教育部关于印发<高等学校学生学籍学历电子注册办法>的通知》(教学〔2014〕11号)等精神,现就做好2016年我省高等学校学生学籍管理工作的有关事项通知如下:

  一、切实做好新生入学资格复查工作

  新生入学资格复查对保护学生权益、维护招生公平公正、规范高校办学秩序具有重要意义。各高校要高度重视,加强领导,健全组织,完善措施,按照国家和省有关政策规定,制定复查工作方案并认真组织实施。

  (一)复查内容

  1.基本信息核对。各高校要将新生本人与省级招办提供的考生电子档案照片或高考进场照片信息、考生电子档案、准考证、录取通知书、考生纸质档案、录取考生名册、户口迁移证、身份证等信息逐一对照核查;要组织新生填写学生信息卡(学籍卡),并与其档案中的信息认真核对;要在学生宿舍、班级固定教室等场所张贴生源地省级招生部门提供的考生电子档案照片,防止舞弊现象发生。

  2.文化和专业科目复测。在新生报到后,各高校要组织文化课和相关专业课测试,对测试成绩与高考成绩(研究生入学成绩)严重不符、测试试卷笔迹与省级招办提供的笔迹图像信息有差异的新生要进行重点核查,认真查清原因。对艺术和体育专业或艺术、体育特长生等特殊类型录取新生,要组织专门人员,开展专业测试复核。

  3.加分资格、专项计划资格等核查。各高校要对享受高考加分照顾、自主招生及面向农村学生的各类专项计划录取的新生资格条件进行复核,对高考加分资格证明等材料要严格审核。对存在异议的,要与生源地省级招生考试机构核实,严防资格造假。

  4.身体健康复查。要按照相关规定,对新生身体情况进行严格检查,确保新生的身体健康状况符合国家的相关规定。

  5.学校认为其他必要的复查内容。

  (二)复查要求

  各高校在复查过程中,对于通过弄虚作假、徇私舞弊方式骗取高考加分资格和录取资格或企图冒名顶替入学的新生、未按规定公示有关资格身份的新生、未经教育部核准计划录取的新生等,一经查实,要严格按照国家有关规定,坚决取消其入学资格。情节严重的,追究相关人员责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

  各高校要强化复查工作的动态化管理,做到随时发现、随时处理。省教育厅在安排下年度招生计划时,对复查工作严格规范、复查效果好的学校,按照取消入学资格人数的数倍增加招生计划;对复查工作不认真、经举报查出问题的学校,按照经举报取消学籍人数的10倍以上减少招生计划。

  各高校要在新生入学资格复查工作结束后,普通高等教育于11月底前、成人高等教育于2017年5月底前,将本校新生复查工作领导小组名单、具体工作方案和复查情况报省教育厅备案。

  (三)督导检查

  各高校要强化新生复查工作的过程监督管理工作。省教育厅将对各高校新生复查情况进行专项督导检查,具体时间和安排另行通知。各高校复查情况和省专项督导检查情况将在全省范围内进行通报。

  二、认真做好学籍电子注册工作

  高等学校新生学籍电子注册和在校生学年电子注册是加强高等学校招生行为监督、规范高校学生管理、保障高等教育健康发展的需要,各高校要认真学习贯彻落实国家和省相关政策规定,认真做好学籍电子注册工作。

  (一)新生学籍电子注册。新生学籍电子注册是对新生入学资格的认定,是做好高校学生管理与服务工作的基础。各高校要在做好新生入学资格复查的基础上,对复查合格的学生,及时在“中国高等教育学生信息网”(http://www.chsi.cn)上进行学籍电子注册,供学生和学校查询。严禁高校不开展新生入学资格复查和不核实学生实际报到情况将录取学生全部注册学籍,严禁将未经省级招生部门审核录取的“学生”留在学校学习,严禁将未通过前置学历复核的专升本、第二学士学位、研究生新生等进行学籍注册。

  (二)特殊类型新生学籍电子注册。各高校要高度重视普通专科生升入本科、第二学士学位、网络教育等特殊类型新生电子注册审核工作,按照《特殊类型办学形式新生学籍注册数据库标准》(见附件1)的要求,于9月25日前将特殊类型办学形式新生学籍电子注册数据库和《普通高等学校本专科特殊类型办学形式新生学籍注册人数统计表》(见附件2)报省教育厅统一审核后注册。

  在校大学生应征入伍并在部队立三等功以上奖励的,在其完成高职(专科)学业后,可免试入读同专业或相近专业的本科专业学习。接收学生就读的学校需将学生入伍、立功受奖、退伍、专科毕业证书、户口本和身份证及学校正式报告等相关材料报省教育厅审核,通过后给予本科学籍注册。

  (三)在校生学年电子注册。学年电子注册是对在校生新学年学习资格的认定,有利于加强高校学生学籍动态管理,有助于实现对高校学生在校期间全过程的科学化、规范化和信息化管理。各高校要明确责任、落实任务,严格按照相关政策规定和学生实际状态,于10月底前完成对在校生升降级、奖惩、退学、开除或取消学籍、死亡以及其他学籍变动等情况的电子标注工作,确保学生学籍状态客观、真实、准确无误。

  (四)应征入伍学生学籍注册。各高校要严格按照《教育部、总参谋部关于印发〈应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法(试行)〉的通知》(教学〔2013〕8号)要求,办理好入伍新生和在校生保留入学资格、保留学籍的相关手续。

  三、规范做好学籍异动工作

  学籍异动是高校学籍管理工作的重要组成部分,是在校生学籍的动态体现,事关学生切身利益,各高校要进一步健全相关规章制度,规范各项业务流程,切实做到以制度管人、以制度理事、以制度育人。

  (一)在校生转专业。学生一般应当在原录取专业完成学业,也可以按照学校的相关规定申请转专业。学校根据社会对人才需求情况的发展变化,经学生同意,必要时可适当调整学生所学专业。学生拟转专业情况要在一定范围内公示后方可办理。各高校不得在发放新生录取通知书和新生入学报到环节更改其录取专业,不得在新生入学后将艺术类、体育类专业学生调整到普通类专业或将外国语中学推荐保送录取的学生调整到非外语类专业。各高校要按照国家和省有关政策规定,在充分体现高校招生录取公平和公正的基础上,结合本校实际,制定转专业细则。各高校学生转专业工作须在本校转专业细则报省教育厅备案后方可组织实施。

  (二)在校生转学。各高校要严格按照《教育部办公厅关于进一步规范普通高等学校转学工作的通知》(教学厅[2015]4号)精神和要求,规范在校生的转学工作。要结合本单位实际,制定学校转学实施细则,并报省教育厅备案。

  1.省内转学。在省内申请转学的普通高等教育学生,经拟转出、转入学校审核同意并履行相关程序后,由拟转出、转入学校的学籍管理部门于11月20日至11月30日通过“河南省学籍异动管理系统网(http://zx.hasi.haedu.gov.cn)”提交转学学生信息。网上转学信息提交后,于11月20日至12月10日,由转出学校报送学校同意转出的正式报告和转学理由证明等材料,转入学校报送由校长签署的同意接收函等材料。同意学生转出的正式文件中要详细说明每名转出学生转学条件和理由的审查情况,并注明审核结果是否合格。

  2.跨省转学。从我省高校转出的普通高等教育学生,在经拟转出学校和转入学校同意并履行相关程序后,由转出学校携带学校同意转出的正式报告、转学理由证明材料和拟转入学校校长签署的接收函,依据先转出、后转入的程序办理相关手续。转入我省高校的,经转出学校、转入学校、转出学校所在地省级教育行政部门同意并履行相关程序后,由转入学校携带跨省转学备案表、转学理由证明材料和拟转入学校校长签署的接收函等到省教育厅办理复核备案手续。

  各高校要进一步建立健全信息公示机制,对拟转学学生的相关信息(主要包括:学生姓名,转出、拟转入学校和专业名称,入学年份,录取分数,转学理由等)通过学校网站进行不少于5个工作日的公示。省教育厅对通过复核备案的转学学生相关信息在河南省高等教育学生信息网(http://hasi.haedu.gov.cn/)上予以公开。

  (三)在校生学籍信息变更。学生学籍信息(主要包括姓名、性别、民族、公民身份号码等)是学生在校期间基本情况的真实体现,原则上应与招生录取信息保持一致。学生信息在招生考试录取、报送环节发生错误或缺失的,按照教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》(教学〔2014〕11号)文件规定,由学生向生源地省级招生部门申请更改招生录取库信息。对因家庭、行政区域变化或身份证号码重号等原因,学生在校期间变更姓名、性别、民族和公民身份号码的,经学校核实不存在冒名顶替等舞弊情况,并经相关部门提供合法性证明后,可以变更在校生学籍信息,按下述要求办理:

  1.所需材料

  (1)公安机关出具的合法性证明。

  (2)更改信息后的身份证和户口本原件及复印件各一份。

  (3)学生高考电子档案照片打印件(加盖学校学籍管理部门公章)一份。

  2.办理程序

  学生本人向所在院(系)提出申请后,由学生所在的院(系)、学校学籍管理部门严格把关,要对照有关档案材料,审查学生的申请理由是否正当,材料是否合法等。经审查确认无异议后,按照《河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表》(见附件3)的要求填写,并出具学校审查情况报告(加盖学校公章)后,报省教育厅审核备案。

  四、强化学籍监督管理工作

  高校学籍管理工作体现学校管理水平,事关高校和谐稳定。各高校要紧紧围绕“立德树人”根本任务,根据国家和省有关政策规定,结合当前“两学一做”活动,进一步强化规矩意识、责任意识和原则意识,完善本校学籍管理相关规章制度,明确职责,强化监督,转变作风,促进我省学籍管理水平不断提高。要及时告知学生学籍信息核查网址和其重要意义,切实维护学生合法权益。要高度重视学籍信息安全管理工作,设立专人负责学籍信息平台管理,并明确其职责、权限、工作流程和信息安全防范措施等。

  要继续坚持实施“学籍专办”制度,所有涉及学生学籍的相关工作均由学校学籍专办员负责办理,其他人不得代办。对学籍管理混乱、责任心不强、任务落实不到位、不按规定时间和要求报送有关材料的高校,将在全省高校范围内予以通报批评;造成严重影响和重大失误的,将会同纪检监察部门,追究学校和相关人员的责任;违反国家法律法规的,依法追究其法律责任。各高校要于9月15日前将本单位学籍学历管理专办人员名单、印章及签字备案表(见附件4)报教育厅备案。